Page 192 - 心輔手冊-國中版

參 學生輔導資料與紀錄調閱 / 函索之處理流程

輔導資料調閱通常指某人或某單位有特定目的，而需到校申請調閱資料，調閱後原輔導資

料仍歸回並繼續保存；函索則是指來自外部單位的公文函索，學校對於該外部單位所欲函索之
輔導資料，可能以摘要或複製方式提供。例如：

◎ 當導師或認輔人員想了解學生綜合資料卡或相關心理測驗結果時。

◎ 當學生或其家長、法定代理人等想要查詢或調閱其輔導紀錄時。

◎ 當學校行政單位因處理危機事件需要調閱學生相關輔導資料時。
◎ 當外部單位（如法政單位）因特定目的，公文函索學生相關輔導資料時。

◎ 當已畢業或離校學生之新階段學校，公文函索其相關輔導資料時。

學校在回應上述情況時，宜把握本節開頭所提之法定職權依法行事、符合教育輔導目的、
訊息最少揭露，與保密及其例外等四大原則，並可參考以下四個層面操作（如圖 6-2 之流程）。

一、WHO：確認資料使用之對象

學校需先確認該對象屬於法定職權內享有調閱或函索權利之人。若為校內人員，須在法定

職權內使用或符合教育輔導目的，依校內學生輔導資料與紀錄管理辦法而行。若為在學學生則
須取得其法定代理人同意；校外人員如法院調查官及少年保護官或學生新就學學校等單位，須

以「機構對機構」方式，透過正式公文函索。

二、WHY：了解資料使用之目的與需求

學校須與該使用人員或申請機構之聯絡窗口充分討論、溝通及協商，釐清其使用目的及需
求；學校須站在符合教育輔導目的並考量受輔學生權益。尤其當受輔學生及其法定代理人有資

料調閱需求時，須一併考量其內在需求及目的，處理過程需多些聆聽及同理，以清楚掌握資料
使用目的，才有利於評估資料提供的範圍與方式。

三、HOW ：資料使用之行政程序化

學校需要將資料使用行政程序化，明確制定於校內學生輔導資料與紀錄管理辦法內；若遇

學生及其法定代理人申請調閱時，其受理統一窗口、規則及流程等應事先規範清楚，訂定相關
辦法並經校內行政審核程序進行之；若為其他教育階段人員基於轉銜目的提出資料函索需求，

仍須以正式公文函索。

四、WHAT：資料內容之最少揭露原則

宜將資料摘要並以「訊息最小揭露」原則提供之，若遇學生及其法定代理人調閱，可請具
信任關係之輔導人員陪同閱覽，並於當下釐清或討論其可能的疑慮或擔心。

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