Page 182 - 心輔手冊-國中版

智慧小提醒：學校如何保存學生輔導資料與紀錄

關於學生輔導資料與紀錄之保存，學校如何依法於實務層面操作？

一、學校應指定公務場所加以保存
（一）輔導處（室）規劃空間宜考量學生輔導資料與紀錄的保存需求，例如發展性輔導資料
與紀錄放置在隨手可得、便利性高之空間；介入性及處遇性輔導資料與紀錄則存放於
隱密性高、防潮或不易取得之空間。
（二）學生輔導資料與紀錄須放置於學校公務場所，不宜由私人帶離學校，例如：認輔人員、
輔導教師之輔導紀錄應當下完成，並依學校規定妥善保存。

二、資料以代碼或匿名方式進行系統分類
（一）學校得以書面或電子方式保存學生輔導資料與紀錄，惟涉及個人隱私程度高之紀錄須
注意保密處理的做法，例如以編碼方式代替學生姓名、透過不同顏色資料夾取代不同
年級的標示等。
（二）學校可於該學年度學生畢業後，整理資料時先行標註未來需銷毀的時間，再依銷毀時
間分門別類歸檔，以利調閱或銷毀資料時可迅速處理。

三、學生輔導資料與紀錄電子化的因應
學校管理者應加強相關人員網路資訊使用倫理及網路資訊安全相關知能，例如：檔案
加密處理、網路寄件注意刪除標示學生之任何訊息、制定電子化紀錄的檔案後續回收或銷
毀原則等。

（二）符合教育輔導目的：資料處理方式符合教育輔導目的嗎？受輔學生最大利益為何？

依據《學生輔導法施行細則》第 9 條及《個人資料保護法》第 5 條所定，學生任何資料

蒐集、處理及利用依誠實及信用方法為之，不得逾越特定目的之必要範圍，應與蒐集目
的具有正當合理關聯；其中，《個人資料保護法》第 6 、15 、16 條中進一步列出如「基
於醫療、衛生或犯罪預防之目的，為統計或學術研究而有必要」情況下，其資料之運用

同樣具有正當性。因此，基於教育輔導目的、或有助受輔學生權益、或有助他人安全或
國家安全之維護、或基於醫療、衛生或犯罪預防之目的、或為學術研究需要之學生輔導
資料與紀錄之蒐集、處理及利用方是具備正當性，惟輔導人員應保持尊重學生權益，持

續覺察並自我檢視，以符合受輔學生最大利益。

（三）訊息最少揭露原則：需呈現或揭露那些資料？資料揭露目的為何、讀者有誰？

學校對於學生輔導資料與紀錄的管理應站在守門員的位置，不僅對「進門」的每筆資料
訊息內容的正確性負責，同時應對「出門」後可能被揭露的風險謹慎思考並處理。紀錄

者具有維護資料正確性之責任，受輔學生及其法定代理人亦有調閱或舉證該訊息內容有
誤、並請相關人員勘正之權利，這部分相關法規可參閱「智慧小提醒」。由於目前法規

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