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國 民 中 學 學校輔導工作參考手冊

參 學生輔導資料與紀錄的管理

學校在進行學生輔導資料與紀錄的管理時，須先擬定合法且符合學校需求的管理辦法，明 第六章

訂管理資料類型、流程及方法等，並提至學生輔導工作委員會討論通過，以確保每筆學生輔導
資料與紀錄皆能被善加保管；此外，輔導人員亦應熟悉學生輔導資料與紀錄的建置、運用及保
學生輔導資料與紀錄
存等管理面向、相關法規及實務操作原則等，以下說明擬定管理辦法的注意事項及建置、運用

與保存學生輔導資料與紀錄的原則與方法。

一、研擬學生輔導資料與紀錄管理辦法應注意事項

學校可能因學生輔導資料類型、主責單位及執行單位不同，而制定各種學生輔導資料與紀
錄的管理辦法。例如：針對學生綜合資料 B卡，輔導處（室）資料組可能制定相關管理辦法及

流程；針對輔導人員之輔導紀錄，輔導處（室）輔導組可能制定輔導紀錄之撰寫原則、繳交時
程及保管方式等辦法。一份完整的學生輔導資料與紀錄管理辦法至少需要包含以下五項內容：

（一）確認制定辦法之名稱

由於輔導資料涵蓋範疇廣泛，且輔導處（室）的管理人員亦不同。因此，思考校內輔
導資料管理辦法之名稱時，可以管理資料類型作為區分。例如：由資料組制定有關學

生綜合資料卡或心理測驗結果等管理辦法、輔導組則制定有關輔導人員輔導紀錄等管

理辦法。
（二）依據法源與實施目的

學生輔導資料與紀錄之管理須清楚說明該類型資料蒐集及應用之法源依據，例如依據

《個人資料保護法》、《學生輔導法》及其施行細則等；此外，相關管理辦法建議能經
由學校輔導工作委員會研議通過後實施，輔導行政人員亦須注意辦理、制定及實施程序

正義性及嚴謹性。

（三）主責處室、承辦人員、協辦人員與執行人員
《學生輔導法》明訂學生輔導資料與紀錄之管理需要有專責單位及專人管理，因此於管

理辦法中須明確列出主責處室、承辦人員、協辦人員與執行人員，使相關人員能依法定

權責管理學生輔導相關資料與紀錄。例如由資料組長負責管理學生綜合資料卡，其中 A
卡由綜合活動領域輔導專長教師協助學生填寫完成並繳回輔導處（室）保存，B卡則由
導師協助紀錄並於期末繳回輔導處（室）檢核並妥善保存。

（四）學生輔導資料與紀錄之定義、類型與範圍

可參考本章第一節所列學校常見的學生輔導資料與紀錄類型。輔導行政人員可視學生輔

導資料與紀錄涉及個人隱私的程度，以決定管理規則的制定，包含管理流程及方式。涉
及個人隱私程度越低，可安排學生或教師協助填寫、保管，行政單位於適切時間抽查檢

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