Page 213 - 心輔手冊-高中版

高級中等 學校輔導工作參考手冊

行政機關對前項之申請，除有下列情形之一者外，不得拒絕︰（1）行政決定前之擬稿或
其他準備作業文件；（2）涉及國防、軍事、外交及一般公務機密，依法規規定有保密必要者；
第六章
（3）涉及個人隱私、職業秘密、營業秘密，依法規規定有保密之必要者；（4）有侵害第三人
權利之虞者；（5）有嚴重妨礙有關社會治安、公共安全或其他公共利益之職務正常進行之虞者。
針對前項無保密必要之部分，應准許閱覽輔導資料；而當事人就資料或卷宗內容關於自身記載 個案管理、輔導資料建置與運用
有錯誤者，得檢具事實證明，請求相關機關更正。

實務現場來說，較常遇到之調閱／函索情境，舉例如下：

★ 導師或認輔人員等想要了解學生之綜合資料卡或相關心理測驗時。

★ 學生或其家長／監護人等想要查詢或調閱其輔導紀錄時。

★ 學校行政單位因處理緊急危機事件需調閱學生相關輔導資料時。

★ 外部單位（如：法政單位）因特定目的公文函索學生輔導資料時。

★ 學校已畢業／已離校學生之新就讀學校公文函索其輔導資料時。

學校在處理過程宜把握：法定職權依法行事、符合教育輔導目的、訊息最少揭露，與保密
及其例外等四大原則。在實務操作流程上，可依以下四層面操作之（參考圖 6-4）。

調閱 函索

一、WHO：確認資料使用之對象
WHO ■ 校內教師，須於法定職權內執行其業務。

對象 ■ 在學學生，需有其法定代理人之同意。
■ 校外人員，請「機構對機構」公文函索之。

WHY 二、WHY：了解資料使用之目的與需求
■ 充分與其討論、溝通及協商，以釐清其使用目的與需求。
目的 ■ 符合教育輔導目的並考慮當事人之最大獲益。

三、HOW：資料使用之行政程序化
HOW ■ 校內教師、在學學生及其法定代理人等，以校內輔導資料管理
方式 辦法行之（如：填寫申請書）。
■ 校外人員，以正式公文函索。

四、WHAT：資料內容之最少揭露原則
WHAT ■ 以摘要式整理，並遵守「訊息最小揭露」之原則。
內容 ■ 學生及其法定代理人可請輔導人員陪同閱覽，以立即釐清或討
論其可能疑慮或擔心。

圖 6-3 學生輔導資料與紀錄調閱／函索之處理流程

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