Page 214 - 心輔手冊-高中版

一、WHO：確認資料使用之對象

學校需先確認該「對象」屬於法定職權內享有調閱或函索權利之人。若為校內人員，須在
法定職權內使用或符合教育輔導目的，依校內學生輔導資料與紀錄管理辦法而行，若為在學學

生則須取得其法定代理人同意；校外人員如法院觀護人或學生新就讀學校等單位，須以「機構
對機構」方式，透過正式公文函索。

二、WHY：資料使用目的與需求

學校須與該使用人員或該申請機構之聯絡窗口充分討論、溝通及協商，釐清其使用目的及
需求；學校須站在符合教育輔導目的並考量受輔學生權益。尤其當受輔學生及其法定代理人有
資料調閱需求時，須一併考量其內在需求及目的，處理過程需多些聆聽及同理，以清楚掌握資
料使用之目的，利於評估資料提供的範圍與方式。

三、HOW：資料使用之行政程序
學校需要將資料使用行政程序化，明確制定於校內學生輔導資料與紀錄管理辦法內；若遇

學生及其法定代理人申請調閱時，其受理統一窗口、規則及流程等應事先規範清楚，訂定相關
辦法，並經校內行政審核程序進行之；若為其他教育階段人員基於轉銜目的提出資料函索需求，
仍需以正式公文函索。

四、WHAT：資料內容之最少揭露原則

宜將資料摘要並以「訊息最小揭露」原則提供之；若遇學生及其法定代理人調閱，可請具
信任關係之輔導人員陪同閱覽，當下釐清或討論可能的疑慮或擔心。

● 是否符合特定目的
● 蒐集前明確告知
蒐集資料
● 取得同意

● 載錄的方式、內容
處理資料 ● 屬「個人隱私的學生輔導資料」還是「行政文書資料」

● 符合目地
● 目的外之利用
利用資料
● 申請閱覽、複印等之適用的法規及申請方式

● 「學生在學」v.s「學生畢業或離校後」
保存資料 ● 保存年限：畢業或離校後 10 年

● 符合《檔案法》相關規定
銷毀資料

圖 6-4 學生輔導資料處理注意事項
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