Page 206 - 心輔手冊-高中版

輔導錦囊：學校如何保存學生輔導資料與紀錄

《學生輔導法施行細則》第 10條提供學生輔導資料與紀錄管理者之保存原則，
然學校實務操作層面需考量其學生數及硬體空間。而 10年保存期間，學校亦可能
歷經行政人員調動更換等情事，因此建議運用學生輔導工作委員會平臺，討論制定

學生輔導資料與紀錄之保存方式，以協助行政人員能確實交接，善盡保存責任。

一、學校應指定公務場所加以保存

（一）輔導處（室）規劃空間，宜考量學生輔導資料與紀錄的保存需求，例如：發
展性輔導資料與紀錄須放置在隨手可得、便利性高之空間；介入性及處遇性
輔導資料與紀錄則需存放於隱密性高、防潮或不易取得之空間。

（二）學生輔導資料與紀錄須放置於學校公務場所，不宜由私人帶離學校，例如：
認輔人員／輔導教師之輔導紀錄建議於當日進行記錄，並且在學校所指定場

所歸檔完畢，待需要時再到指定場所拿取。

（三）因學生輔導資料具機敏性質，建議在相關資料上以戳記或浮水印註明「本資
料因涉個人資料，請依法妥善蒐集、處理、利用及保管。」等字樣，發揮提
醒及警示作用。

二、學校可用代碼或匿名方式進行系統分類

（一）學校得以書面或電子方式保存學生輔導資料與紀錄，惟涉及個人隱私程度高
之紀錄須注意保密處理的相關做法。例如：以編碼方式代替學生姓名，使用
不同顏色之檔案資料夾以取代不同年級的標示等。

（二）學生輔導資料與紀錄應自學生畢業或離校後保存 10年，已逾年限之資料應
定期銷毀，並以每年 1次為原則。因此，學校可於該學年度學生畢業後、整
理學生輔導資料與紀錄時，先行標註整批資料的未來銷毀時間，並依銷毀時
間分門別類歸檔。其銷毀方式，須依《檔案法》、《機管檔案管理手冊》等
相關規定辦理。

三、學生輔導資料與紀錄電子化的因應

由於學生輔導資料與紀錄有電子化趨勢，學校管理者

應加強相關人員的網路資訊使用倫理及網路資訊安全相關知
能，例如：檔案須加密處理、網路寄件須注意刪除標示學生
之任何訊息、制訂電子化紀錄的檔案後續回收或銷毀原則等。

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